みなさんは、何かを予約するときにどの方法を使っていますか？
電話ですか？オンライン予約サービスですか？それともSNSで予約を取りますか？
最近ではオンライン予約が一般的ですが、電話での予約は少し面倒に感じることがありますよね。
中には電話での予約が苦手で、困っている方もいるかもしれません。
また、予約確認の電話を受けるときも、知らない番号からの着信に緊張してしまうことがあります。
今回は、電話予約が苦手な理由とその対策、さらに役立つ例文も合わせてご紹介します。
なぜ電話での予約が難しいと感じるのか？
まず初めに、電話での予約を苦手と感じている人がどれくらいいるのか、そしてその理由について考えてみましょう。
電話が苦手な人はどれくらいいるのか？
まず、全体的なデータを考える際に注目されている言葉に「電話恐怖症」というものがあります。
「電話恐怖症」とは、電話をかけたり受けたりすることに過度のストレスを感じることを指します。
電話に対して苦手意識がある方には共感できる部分が多いのではないでしょうか？
ある調査によれば、電話恐怖症の人は全体の約4割にのぼるという結果が出ています。
現在、40代、50代、60代の世代は電話でのやりとりに抵抗がない方も多いですが、若い世代が年を重ねるにつれて、この割合はさらに増えるかもしれません。
ですので、「電話が苦手で自信がない…」と感じている方も、安心してください。これから紹介する方法を試して、少しでも克服していきましょう。
ちなみに、「電話恐怖症」のセルフチェック項目としては以下のようなものがあります。
（4つ以上当てはまれば、電話に対する恐怖心が強いと言えるでしょう。）
- 非通知の電話には出ない
- 留守番電話にメッセージを残せない
- 固定電話の着信音を聞くと緊張する
- 固定電話にかかってきた場合は基本的に居留守を使う
- お店の予約はウェブでしか行わない
- 友達に電話をする前に、必ずLINEなどで確認してから電話する
- 電話をかける前に、一言目のセリフを考える
- 電話中に話すことがなくなる「間」の時間が耐えられない
さて、みなさんはどれほど当てはまったでしょうか？
ちなみに、現在の私もいくつか当てはまりますが、学生時代には電話がもっと苦手でした。
なぜ電話をかけるのが苦手なのか？その原因とは？
電話をかけるのが苦手な理由を考えてみましょう。しかし、予約を取る際や仕事でのやりとりでは、電話は避けられないツールです。詐欺電話が増えているのも原因だと思います。
私も社会人になる前は電話をかける機会が少なかったので、新社会人として初めて社外の方と多くやりとりする部署に配属されたときは、かなり苦労しました。
毎日、「変なことを言っていないかな…」「どうやって伝えたらいいんだろう…」「うまく伝わらず怒られてしまった…」などと考えながら電話をかけていました。
今では笑い話ですが、当時は本当に大変でした。
ここからは、なぜ電話が苦手なのか、その原因について考えてみましょう。
私が考える主な原因は以下の4つです。皆さんにも心当たりがあるかもしれません。
- 家の固定電話で電話する経験が少ない、もしくは全くない
- 家庭で「知らない人と電話をしないように」と教えられている
- テキストでのコミュニケーションが主流のため、電話自体をあまりしない
- 顔が見えない声だけのコミュニケーションに不安を感じる
これらの原因に共通しているのは、不確実なことに対処する機会が少ないことです。
ここで言う不確実なこととは、知らない電話番号からの着信に対応することや、いつ電話がかかってくるか分からないこと、顔が見えないことなどです。
これらの理由を踏まえると、「電話をあまりかけたことがないから苦手」ということは、逆に言えば、コツや方法を知って練習すれば上達するということです。
また、この傾向はスマートフォンや携帯電話に慣れ親しんだ現在の20代、30代に特に当てはまりやすいと言えます。
急に完璧にこなすのは難しいので、焦らずに少しずつできるようになっていきましょう。
次に紹介するやり方やコツを参考にして、電話に対する苦手意識を克服していきましょう。
予約電話のかけ方とコツ！準備さえすれば安心！
ここでは、予約電話のかけ方とそのコツについてご紹介します。
この方法は予約だけでなく、仕事の電話でも役立つので、慣れてきたらさまざまな場面で活用してみてくださいね！
電話をかける前、電話中、そして電話での連絡が適している場合について、3つに分けて説明します。
電話をかける前にやるべきこと
電話をかける前に行うべきことは以下の3つです。
- メモを作成する
- 話す場面をイメージする
- 話し始めの言葉を何度か練習する
メモを作成する
まず、電話をかける前にメモを作成します。電話番号、担当者の名前、要件などを箇条書きにしましょう。
このときのポイントは、できるだけ詳細に書くことです。電話に慣れていないと、緊張して内容を忘れてしまうことがあるため、細かく書いておくことで、話が飛んでもすぐに確認できます。
例えば、予約の電話なら、お店の名前、電話番号、予約したい日時、予約内容、担当者の名前などをメモしておくと良いでしょう。
文章ではなく、箇条書きにすることで見やすくなります。電話に慣れてくると、メモも短く、作る時間も減ってきますが、最初は慎重に細かく作成しましょう。
話す場面をイメージする
次に、作成したメモを基に、電話で話す場面を具体的にイメージします。
この方法は、電話の直前だけでなく、普段の生活の中で練習できるのでおすすめです。
何度もイメージすることで、相手の回答も想像しやすくなり、「これも伝えないといけないかも」と気付くことが増えます。その内容もメモに追加すると、さらに準備が整います。
話し始めの言葉を何度か練習する
最後に、話し始めのフレーズを何度か復唱します。
これが意外と重要で、最初の言葉を練習するとリズムが掴め、本番でもスムーズに話し始めることができます。
例えば、「〇〇の件でお電話しました」といった出だしにすると、話しやすくなります。
電話をかけている間に気をつけること
次に、電話をかけている間に気をつけることやコツを以下の3つに分けてご紹介します。
- 電話の目的を伝えてから予約内容を話す
- 会話中に新しい情報をメモに書き加える
- 話が止まってしまったら再度かけ直す
電話の目的を伝えてから予約内容を話す
まず、電話をかけた理由を名乗った後に伝え、その後に予約内容を話しましょう。
例えば、「〇〇の件でお電話しました」と先に伝えることで、受け手もすぐに話の内容を理解しやすくなります。
予約内容を先に話すと、受け手が混乱することがありますので、理由を伝えてから予約内容に移るようにしましょう。
この流れをテンプレート化しておくと、どんな場面でも応用が利きますので、ぜひ習慣にしてください。
会話中に新しい情報をメモに書き加える
電話に慣れてきたら、会話中にもメモを取りましょう。
電話をかける前に作成したメモに、新しく出てきた情報を書き加える形で進めていきます。
予約の場合、やりとりの中で時間や内容が変更になることがありますので、その都度メモを取ることで、後からのトラブルを防ぐことができます。
全ての会話が終わってからメモを取ると、忘れてしまうことがあるため、話の途中でも書き留めておくことが大切です。
もし書ききれなかった部分があれば、電話が終わった直後に補足しておきましょう。
話が止まってしまったら再度かけ直す
電話中にパニックになったり、緊張で話せなくなったりした場合は、再度かけ直す旨を伝えて一度電話を切りましょう。
電話はチャットとは違い、リアルタイムのコミュニケーションですので、突発的な出来事に対応するのは当然のことです。
間違った内容で予約するよりも、再度かけ直して正しい内容を伝える方が重要です。
何度か電話をしているうちに慣れてきて、パニックになることも少なくなるでしょう。最初のうちは恥ずかしいかもしれませんが、困ったときには再度かけ直すことを考えてみてください。
電話で連絡するべき場面って？
テキストベースでの連絡に慣れてしまうと、電話をかけるタイミングや場面が難しく感じられるかもしれません。
では、どんな場合に電話で連絡を取った方が良いのでしょうか？
電話での連絡が適している場面は、大きく分けて以下の2つです。
- 当日の予約や時間が迫っている急な予約を入れたい時
- こちらの都合で予約を急遽変更して欲しい時やキャンセルしたい時
これらのケースに共通するのは、時間が迫っている中で緊急の対応が必要な点です。
テキストでの連絡では、相手が気付くタイミングに依存するため、対応が遅れる可能性があります。その結果、他の予約を受け入れる機会を逃してしまうことがあります。
このような事態を避けるためにも、緊急性が高い場合は電話で連絡するようにしましょう。
予約の電話の例文集！使えるフレーズ4選
ここでは、予約の電話をする際に使える例文をいくつかご紹介します。
「〇〇」と書かれている部分は、自分の状況に合わせて単語を置き換えて使ってください。いろいろな単語を当てはめて練習してみましょう。
①「〇〇の予約をお願いしたく、電話いたしました」
この例文は、最初に自分の名前を名乗った後、予約をしたい旨を伝えるためのフレーズです。
重要なポイントは、〇〇の部分をあまり長くしないことです。詳細を先に話しすと、電話の受け手が情報を整理するのが難しくなり、再確認が必要になる可能性があります。
相手の立場に立つと、一度に多くの情報を伝えられると混乱してしまうことがあります。そのため、簡潔に一言で伝えるようにしましょう。
例えば、美容室の予約であれば「カット」や「パーマ」、病院の場合なら「診療科」や「希望する日時」を簡潔に伝えることが効果的です。
この例文は仕事の電話でも役立ちます。企業間の電話では、担当者がすぐに対応できるとは限らないため、簡潔に「〇〇の件で〇〇様にお電話しました」と伝えることで、スムーズに取り次いでもらえることが多いです。
②「予約の詳細についてですが、〇〇、●●、〇〇でお願いしたいのですが」
このフレーズは、予約の具体的な内容を伝える際に使える例文です。
〇〇が3つ並んでいますが、予約内容に応じて数は調整して構いません。ここでは予約の詳細をしっかりと伝えるための表現方法です。
重要なのは、事前に作成したメモに沿って話すことです。メモがあることで、話す内容が整理され、焦って一文で長々と話してしまうことを防げます。
相手にとっては、箇条書きに沿って話される方が、必要な情報が明確でわかりやすくなります。
③「申し訳ありませんが、〇〇の部分をもう一度教えていただけますか？」
このフレーズは、聞き取れなかった部分や再確認したい内容がある時に便利です。
予約をする際、担当者が予約内容を確認してくれることがありますが、その時に理解できなかったり、聞き取れなかったりした場合に使います。
この例文を使って、遠慮せずに確認することで、予約内容を確実に把握できます。疑問を抱えたままでは不安が残るので、しっかり確認してから出かける方が安心です。
④「恐縮ですが、一度確認させていただき、後ほど折り返してもよろしいでしょうか？」
このフレーズは、会話中に混乱し、折り返しの電話が必要と判断した場合に使います。
この言い回しを覚えておけば、問題が発生した際に冷静に対応するための時間を確保できます。完璧なコミュニケーションを求めるのは難しいことも多いので、無理にその場で解決しようとせず、落ち着いて再確認することが大切です。
困った時は、無理に話を続けるのではなく、一度電話を切ってから再度かけ直す方が安心してやり取りができます。
まとめ
電話が苦手な理由には「電話恐怖症」の可能性があるかもしれませんが、多くの人が同じように感じているので心配いりません。 「電話＝機会の少ないコミュニケーション手段」が苦手の原因になっていることが多いです。 メモを作成し、復唱し、イメージトレーニングを行うことで、電話に対する苦手意識を克服しましょう。 予約の電話が苦手でも、少しずつ繰り返すことで上達するのがコツです。 電話が苦手な方でも使える例文集を参考にしながら、電話に挑戦してみてください！
今回の記事では、電話をかけるのが苦手な理由、その克服方法、そして予約の電話で使える例文集をご紹介しました。
苦手な理由を理解することで、対策が立てやすくなりますよね。
確かに、電話では相手の顔が見えないため不安になることもありますが、人間同士の会話にはミスがあるのが普通です。その前提で進めると、少し気が楽になるかもしれません。
もちろん、万全の準備をして臨むことが大切ですが、難しいと感じたら思い切って引き下がり、再挑戦するくらいの気持ちで取り組んでみてください。
少しずつ上達していくので、諦めずに挑戦し続けることが重要です！
それでは、皆さん、電話マスターへの第一歩を踏み出してみましょう。
